W niniejszym wpisie postaramy się przedstawić, jak wygląda prowadzenie cyfrowej książki obiektu budowlanego oraz podamy kilka najważniejszych informacji dotyczących systemu Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego, w dalszej części wpisu zwanego systemem c-KOB. Dla zainteresowanych od razu podajemy link do systemu c-KOB: https://c-kob.gunb.gov.pl/.
Spis treści:
Zgodnie z przepisami od 1 stycznia 2024 r. dla wszystkich nowych obiektów budowlanych oraz, wg obecnych założeń, od 1 stycznia 2027 r. już dla wszystkich istniejących i nowych obiektów budowlanych książka obiektu budowlanego musi być prowadzona w wersji elektronicznej. Wyjątek stanowią tylko obiekty budowlane usytuowane w całości lub w części na terenach zamkniętych, dla których książka obiektu budowlanego cały czas będzie prowadzona w wersji papierowej.
We wpisie p/t Co zawiera książka obiektu budowlanego podaliśmy ogólne informacje dotyczące zarówno wersji papierowej jak i elektronicznej. Ze względu na to, że dla zdecydowanej większości obiektów budowlanych książka obiektu budowlanego już niedługo będzie prowadzona tylko w wersji elektronicznej, postanowiliśmy w niniejszym wpisie przybliżyć kilka aspektów dotyczących prowadzenia książki obiektu budowlanego właśnie w tej wersji.
Prowadzenie cyfrowej książki obiektu budowlanego – podstawa prawna
Wszystkie przepisy, które dotyczą sposobu i zakresu prowadzenia cyfrowej książki obiektu budowlanego zawarte są w:
- art. 60a-r, 63 i 64 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane,
- Rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 15 grudnia 2022 r. w sprawie książki obiektu budowlanego oraz systemu Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego.
Zakładanie konta w systemie c-KOB
Aby prowadzić książkę obiektu budowlanego w wersji cyfrowej należy w pierwszej kolejności założyć konto w systemie c-KOB. Zgodnie z art. 60j ust. 1 i 2 ustawy Prawo budowlane w celu założenia książki obiektu budowlanego w postaci elektronicznej oraz dokonywania w niej wpisów właściciel lub zarządca obiektu budowlanego, osoba wskazana do prowadzenia książki obiektu budowlanego oraz osoby przeprowadzające kontrole muszą posiadać konto w systemie c-KOB.
Przy zakładaniu konta w systemie c-KOB wprowadza się takie dane jak:
- imię i nazwisko lub nazwę,
- adres zamieszkania lub siedziby,
- e-mail,
- tytuł prawny, z którego wynika uprawnienie do reprezentowania właściciela lub zarządcy obiektu budowlanego – w przypadku osoby fizycznej działającej w imieniu właściciela lub zarządcy,
- rodzaj i zakres posiadanych uprawnień budowlanych albo innych uprawnień dających podstawę do dokonywania kontroli – w przypadku osoby przeprowadzającej kontrolę.
Kontrole obiektów budowlanych jakie są przeprowadzane to:
- okresowa, co najmniej raz w roku,
- okresowa, co najmniej raz na 5 lat,
- okresowa, co najmniej 2 razy w roku,
- bezpiecznego użytkowania,
- w przypadku zgłoszenia przez osoby zamieszkujące lokal znajdujący się w obiekcie budowlanym o dokonaniu nieuzasadnionych względami technicznymi lub użytkowymi ingerencji lub naruszeń.
Aby prowadzić książkę obiektu budowlanego i korzystać z aplikacji c-KOB trzeba posiadać jedną z następujących usług zaufania:
- Profil Zaufany,
- e-dowód,
- konto w jednym z banków świadczących usługę zaufania; są to banki widoczne na stronie https://moj.gov.pl.
Zakładanie książki obiektu budowlanego w systemie c-KOB
Jeśli mamy już założone konto w systemie c-KOB, możemy bez problemu założyć książkę obiektu budowlanego w wersji cyfrowej. Zgodnie z art. 60j ust. 3 ustawy Prawo budowlane przy zakładaniu książki obiektu budowlanego w postaci elektronicznej wprowadza się do systemu c-KOB:
- dane dotyczące właściciela lub zarządcy obiektu budowlanego:
- imię i nazwisko lub nazwę,
- adres zamieszkania lub siedziby,
- dane dotyczące osoby fizycznej działającej w imieniu właściciela lub zarządcy obiektu budowlanego, jeżeli występuje:
- imię i nazwisko,
- adres zamieszkania,
- e-mail,
- tytuł prawny, z którego wynika uprawnienie do reprezentowania właściciela lub zarządcy,
- dane dotyczące obiektu budowlanego, w szczególności adres i lokalizację obiektu na mapie w systemie c-KOB,
- dokument, z którego wynika tytuł prawny właściciela lub zarządcy do obiektu budowlanego.
Każdej książce obiektu budowlanego prowadzonej w wersji elektronicznej nadaje się w systemie c-KOB indywidualny numer. W trakcie zakładania książki obiektu budowlanego w systemie c-KOB system ten weryfikuje również, czy istnieje w nim książka obiektu budowlanego dla obiektu budowlanego o wskazanej lokalizacji. Dzięki temu będziemy wiedzieć, czy dla konkretnego obiektu budowlanego jest już taka książka założona.
Prowadzenie cyfrowej książki obiektu budowlanego – dokonywanie wpisów
Wpisu w książce obiektu budowlanego należy wykonać niezwłocznie, nie później niż 7 dni od dnia zaistnienia okoliczności, której dotyczy wpis. Zgodnie z art. 60f ust. 2 ustawy Prawo budowlane w przypadku awarii lub przerwy w działaniu systemu c-KOB, uniemożliwiającej dokonanie takiego wpisu w książce obiektu budowlanego prowadzonej w postaci elektronicznej, wpisu dokonuje się niezwłocznie po ustaniu tej awarii lub tej przerwy.
Kto i w jakim zakresie dokonuje wpisów do książki obiektu budowlanego opisaliśmy dokładnie we wpisie p/t Co zawiera książka obiektu budowlanego.
W systemie c-KOB istnieją również zabezpieczenia, które uniemożliwiają usunięcie lub zmianę wprowadzonych danych. Aktualizacji danych lub korekt wprowadzonych wpisów mogą dokonywać właściciel lub zarządca obiektu budowlanego, osoba wskazana do prowadzenia książki obiektu budowlanego oraz osoby przeprowadzające kontrole w zakresie dokonanych przez siebie wpisów.
System c-KOB zapewnia przechowywanie książki obiektu budowlanego przez cały okres istnienia obiektu budowlanego. Po upływie 10 lat od dnia zamknięcia książki obiektu budowlanego dane zgromadzone w systemie c-KOB dotyczące tej książki są automatycznie usuwane.
Kontrola przestrzegania przepisów
Zgodnie z art. 60l ustawy Prawo budowlane organom nadzoru budowlanego oraz innym organom lub służbom uprawnionym do kontroli przestrzegania przepisów w zakresie utrzymania obiektów budowlanych lub do prowadzenia działań ratowniczych należy zapewnić dostęp do systemu c-KOB. Ma on charakter:
- stały,
- czasowy – na czas niezbędny do przeprowadzenia czynności.
Dostęp do systemu c-KOB o charakterze stałym przydziela Główny Inspektor Nadzoru Budowlanego lub podmiot przez niego upoważniony – w zakresie wszystkich lub niektórych książek obiektu budowlanego.
Dostęp do systemu c-KOB o charakterze czasowym może przydzielić:
- Główny Inspektor Nadzoru Budowlanego – w zakresie wszystkich lub niektórych książek obiektu budowlanego,
- organ, któremu przydzielono dostęp do systemu c-KOB o charakterze stałym – w zakresie wszystkich lub niektórych książek obiektu budowlanego, do których ma on dostęp,
- właściciel lub zarządca obiektu budowlanego – w zakresie prowadzonej książki obiektu budowlanego.
Dane osobowe przechowywane w systemie c-KOB
W systemie c-KOB przechowywane są takie dane osobowe jak:
- imię,
- nazwisko,
- adres zamieszkania,
- e-mail,
- numer telefonu – jeżeli został wskazany przez użytkownika konta,
- numer PESEL – jeżeli został wskazany w ramach uwierzytelnienia,
- numer uprawnień budowlanych lub decyzji o nadaniu uprawnień albo innych dokumentów dających podstawę do dokonywania kontroli – w przypadku osób przeprowadzających kontrole,
- tytuł prawny, z którego wynika uprawnienie do reprezentowania właściciela lub zarządcy obiektu budowlanego – w przypadku osoby fizycznej działającej w imieniu właściciela lub zarządcy.
Wszystkie wymienione powyżej dane znajdują się:
- we wpisach dokonanych w książce obiektu budowlanego,
- w dokumentach załączonych do książki obiektu budowlanego,
- w dokumentach zapisanych na kontach użytkowników.
Administratorem danych przetwarzanych w systemie c-KOB jest Główny Inspektor Nadzoru Budowlanego i to on odpowiada za utrzymanie i rozwój systemu.
Korzyści z prowadzenia książki obiektu budowlanego w wersji cyfrowej
Na przejściu na cyfrową wersję książki obiektu budowlanego skorzystają przede wszystkim właściciele i zarządcy nieruchomości. Podstawowe zalety systemu c-KOB to:
- pełna kontrola nad aktualnością przeglądów,
- szybki i bezpośredni dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca,
- automatyczne przekazywanie wymaganych dokumentów organom,
- niwelowanie ryzyka pracy w obiektach bez aktualnych przeglądów,
- niwelowanie kosztów związanych z karami za użytkowanie obiektów bez aktualnych przeglądów,
- zmniejszenie ryzyka wystąpienia katastrofy budowlanej.
Prowadzenie cyfrowej książki obiektu budowlanego – podsumowanie
W niniejszym wpisie przybliżyliśmy temat cyfrowej książki obiektu budowlanego oraz opisaliśmy jak wygląda jej zakładanie i prowadzenie. Dodaliśmy również kilka najważniejszych informacji dotyczących systemu c-KOB. Opisaliśmy m. in. jakie dane osobowe są w nim przetrzymywane, kto odpowiada za utrzymanie i rozwój systemu oraz jakie są ogólne zalety cyfrowej wersji książki obiektu budowlanego.
